¿ Hay días en tu alojamiento que sientes que todo depende de ti ? ¿ Que si no estás presente, las cosas no salen como deben ? ¿ Que tu equipo trabaja pero cada uno lo hace a su manera ?
Si has dicho que sí a todo, sigue leyendo. Porque hoy vamos hablar de algo que transforma por completo la forma en la que funciona un alojamiento turístico: el orden y control en la gestión diaria.
Y no, no se consigue trabajando más horas, se consigue documentando.
Donde hay orden, hay control
Es una verdad que todos los que llevamos tiempo en este sector conocemos bien: donde hay orden, hay control. Y donde hay control, todo funciona mejor. Lo notas tú, lo nota tu equipo y por supuesto, lo notan tus huéspedes y eso se refleja directamente en tus reseñas.
Pero esto no aparece solo. Es el resultado de tomar la decisión de documentar cómo quieres que funcione tu alojamiento.
Al principio puede parecer una carga extra y te lo digo con honestidad porque así es. Mientras te adaptas a esta nueva forma de trabajar, requiere tiempo y esfuerzo, pero verás como poco a poco te adaptas, y cuando lo haces, todo cambia: tú trabajas más tranquila, tu equipo trabaja con más seguridad y tu alojamiento funciona de forma mucho más consistente.
¿ Qué significa documentar tu alojamiento ?
Documentar no significa crear informes interminables ni escribir un reglamento que nadie va a leer. Significa algo mucho más práctico: recoger por escrito, paso a paso, cómo quieres que se realice cada trabajo en tu establecimiento.
Hablamos de manuales de trabajo. Documentos sencillos, claros y adaptados a tu alojamiento, donde queda recogido qué debe hacer cada departamento, cómo debe hacerlo y con qué estándares de calidad.
Cuando tu equipo tiene eso, ya no necesita preguntarte por cada detalle. Ya no hay confusión sobre cómo preparar una habitación, cómo atender a un cliente o cómo gestionar un imprevisto. Todo está recogido y todo está claro.
¿ Por dónde empezar ?
La respuesta siempre es la misma: empieza por un departamento y solo por uno.
Pero no lo elijas al azar. Antes de ponerte a escribir, hazte estas preguntas:
- ¿en qué departamento siento que el trabajo no fluye como me gustaría?
- ¿Dónde se repiten los errores?
- ¿Dónde cada persona lo hace de una manera diferente?
Ese es tu punto de partida. Ponte un objetivo claro, terminar el manual de ese departamento y empieza. No tiene que ser perfecto desde el primer día. Tiene que ser útil.
El paso que más se suele saltar : el feedback de tu equipo
Una vez escrito el manual, no lo entregues directamente. Hay un paso intermedio que marca la diferencia: pídele a alguien de tu equipo que lo lea y te diga qué opina.
¿Se entiende lo que se explica? ¿Está todo claro? ¿Falta algo?
El feedback de tu propio equipo es valiosísimo porque son ellos quienes van a usar ese manual en el día a día. Si algo no queda claro, lo ajustas. Cuando está listo, lo integras en la rutina del alojamiento y pasas al siguiente departamento.
Sin prisa y sin agobios. Departamento a departamento.
¿ Qué cambia cuando tienes tus manuales ?
Cuando tienes tus manuales de trabajo, tu alojamiento deja de depender de que tú estés presente en cada momento.
Tu personal sabe exactamente qué debe hacer, cómo debe actuar y qué estándares de calidad debe mantener. Independientemente de quién atienda a un cliente, ese cliente va a recibir siempre la misma atención y la misma experiencia.
Esa consistencia genera confianza, la confianza genera reseñas positivas y las reseñas positivas generan más reservas.
Todo empieza por documentar.
Los 4 manuales fundamentales de un alojamiento turístico
Para que tengas una guía clara, estos son los cuatro manuales que todo alojamiento debería tener:
Manual de presencia online:
Este manual recoge cómo gestionas tus canales digitales, cómo respondes reseñas y cómo mantienes actualizados tus perfiles de venta.
Manual de recepción y reservas
Aquí vas a documentar todo el proceso desde que llega una reserva hasta que el cliente hace el check-out, incluyendo el protocolo de bienvenida y la gestión de incidencias.
Manual de limpieza
Aquí vas a establecer los estándares claros de cómo se prepara cada espacio del alojamiento, en qué orden y con qué productos.
Manual de mantenimiento
Establece cuándo se realizarán las revisiones periódicas, los proveedores de cada servicio y los protocolos ante averías o emergencias.
Si quieres saber qué debe incluir exactamente cada uno de estos cuatro manuales y cómo estructurarlos, aquí tienes una guía detallada sobre cómo crear el manual de trabajo de tu alojamiento turístico que te ayudará a empezar con el primero sin agobios.»
¿ Quieres crear tus manuales de trabajo de una vez por todas ?
Si después de leer este post tienes claro que necesitas crear tus manuales pero no sabes cómo estructurarlos ni por dónde empezar, en TurisUp tengo el curso Manual del Alojamiento Turístico.
Un curso 100% práctico donde te acompaño paso a paso para que al terminarlo hayas creado tus cuatro manuales que te he mencionado, adaptados a tu alojamiento, con tus estándares y a tu propio ritmo.
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Espero que este post te haya dado claridad y, sobre todo, ganas de dar ese primer paso hacia un alojamiento más ordenado y más tranquilo. Recuerda: no tienes que hacerlo todo a la vez. Un departamento, un manual, un paso cada vez.
Nos leemos en el próximo post.
Un abrazo,
Fabiola
PD: Si lo prefieres escucha este episodio en mi podcast Alojamiento Eficiente AQUÍ.
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